Order Letter

PT. YODI’S COMPANY

Pesona Depok Street M / 4

Depok West Java 16431

 25th March,2013

PT. Global Computer Foundation

Margonda Street 13th

Depok 16431

Subject : Order for 50 Notebook Axioo Neon NHC

Dear Sirs,

As per our discussions on 13rd January 2013 we are pleased to place an order for 50 Notebook Axioo Neon NHC on the following terms and conditions :

1.    The cost of each Notebook will be Rp. 3.999.000

2.    Payment terms will be a post-dated cheque for 50% advance with order. This cheque will be cleared on the day of the deliver. The balance payment of 50% 7 days after delivery and after random inspection

3.    Delivery will be done within 7 days from the order date

4.    Delivery will be done at Yodi’s Company, Pesona Depok Street M/4 Depok West Java 16431

5.    If the order is not delivered as per the above terms and conditions, the order stands cancelled

Hoping to have a long business relationship with you. Thank you for your cooperation

                                                                                           Sincerely,

                                                                                         Yodi Adhari

                                                                                         Director of the Company

Example of Order Letter

An “Order” is an expense for the person placing the order and an income for the one getting it. But this is not all. The company that bags the order has to fulfill lot of commitments to ensure that it has a satisfied customer, which can be an individual or another company. Timely delivery of the order, quality of delivery and after sale service – are all part and parcel of getting an order.

An Order Letter is the one that is written by the person/company placing the request of purchase from another company. This letter comes into action only when a detailed study of the desired product has been done in the market and based on promised service, quality and price of the product, a decision for a purchase has been made.

An Order Letter should be drafted very carefully as it needs to pen down all the terms and conditions of the purchase for the benefit of both involved parties. It should have details such as product specifications, quantities, price agreed upon, delivery date, late delivery clauses, etc. It should be addressed to the person responsible for the execution of the order with a copy to the head of department. Since it is totally an official letter it should be typed.

There are two ways to make an order letter:

• Using the form

The contents of the order form letter:
1.Number
2.Item
3.Jumlah
4.Type Product
5.Unit Price
6.Number
7.Delivery date
8.Payment Terms

• Without using forms

Inquiry Letter

Definition

A letter of inquiry, also known as a prospecting letter or letter of interest, is sent to companies that may be hiring, but, haven't listed specific job openings.

Your inquiry letter should contain information on why the company interests you and why your skills and experience would be an asset to the company. Also provide information on how you will follow-up and where you can be reached.

And now I will give you an example of the inquiry letter. I'm using the Full Block Style to make this letter. And this is the example form Me (Yodi Adhari) :

PT. YODI’S COMPANY

Pesona Depok Street M / 4

Depok Jawa Barat 16431

 

1st December,2012

PT. Global Warming Foundation

Margonda Street 13th

Depok 16431

Dear Sirs,

I am writing this letter to know about the new fertilizer product that has been launched recently. I have heard a lot about the fertilizer and would like to know more. Is there any way you can send some brochure about the product? I am a customer of your outlet from past 1 years and I buy new products on regular basis and like the fragrance and after effects of the products. Your products are really genuine and show the result as you show in your advertisement. I have always liked the quality and the customers services provide to us at your company and I find the price also reasonable.

Please send complete details about the product and so that we can decide with my office partner what to buy and also I can provide it to my company. Please forward the brochure to the address given above. I look forward for your reply

Thank you for your attention to my request.

                                                                            Sincerely,


                                                                             Yodi Adhari
                                                                             Director of the Company

                                                                                                                    

Styles / Format of Business Letter

Business letters may be written in any of the following styles: 

• Full block.
• Block. 
• Semi-block.
• Indented.
• Simplified. 
• Hanging-indented.

The full block style has all the letter elements flush with the left margin. It is asymmetrical because there are wide white spaces on the right. 

It differs from the simplified style in the sense that the salutation and the complimentary close are absent in the latter. 

The modified block style, the semi-block style, and the hanging-indented style share the same format, that is, all the letter elements, except the salutation, complimentary close, and signature (which are begun at the center) are flush with the left margin. The three differ in paragraph indention: the modified block has no indention, the semi-block style has a normal or standard indention, while the hanging-indented style, as its name suggests, has a hanging indention. The indented style has most of its elements indented. 

A.   Full Block Format

The Full Block business letter layout is the easiest to format. Here everything starts at the left margin, in the fact that no tabs are needed. This style is efficient and businesslike. No wonder it has become so popular.

Setting up a block style letter is quite simple, since every line starts flush with the left margin.

To format a business letter in block style:

1. Type all lines beginning at the left margin.

2. Center the letter vertically, then type the date.

3. After the date, press Enter 4 times and type the inside address. Leave 1 space between the state and the ZIP code.

4. After the inside address, press Enter 2 times and type the salutation.

5. Press Enter 2 times and begin the body of the letter.

6. Single-space the body, but press Enter 2 times between paragraphs.

7. After the last paragraph, press Enter 2 times and type the complimentary closing.

8. Press Enter 4 times and type the writer's name and address.

B. Block Format

In block letter style, standard punctuation is placed after salutations and in other headings. Open punctuation, however, refers to a modification of style where all nonessential punctuation is omitted. A few key factors will help you understand block style format and the difference that open punctuation makes.

Block Format Headings

In block letter format, all text is flush with the left margin. The sender's address is written at the top of the page, unless the letter is written on letterhead. After the sender's address or logo, a space is entered, followed by the date. After the date, another space is entered, and the recipient's full name and address are typed. For example: Joe Smith 123 Pine Road Fayettville, Georgia 33889 July 16, 2012 Mr. Richard Jones 456 Oak Lane Farmville, Georgia 33888 If you are using open punctuation, omit the punctuation from the address lines and write the addresses in all capital letters. For example: JOE SMITH 123 PINE ROAD FAYETTVILLE GEORGIA 33889

Salutation

In block letter style, the salutation should begin with "Dear" and should be followed with the proper prefix and last name of the recipient. Although many letter writers are used to following a salutation with a comma, the salutation is followed by a colon in block letter format. For example: Dear Ms. Smith: In open punctuation, the colon is omitted because all punctuation is left open on headings and salutations. For example: Dear Ms. Smith Because the colon is not essential after "Smith," the punctuation mark is omitted.

Letter Body

The body of a block letter is written in single-spaced paragraphs aligned to the left margin. A single space is placed between paragraphs. Even in open punctuation, periods and commas are still necessary within paragraphs to separate sentences. However, if you include a list of bullet points in the letter, omit the punctuation. For example: Mrs Smith: Your recent order has been shipped. It will arrive on July 28th. Your order contains the following items: three end tables two dining chairs one lamp one table setting Because punctuation was necessary for meaning within the sentences, it was included. Punctuation was omitted from the list because the spacing makes it clear that the items are separate.

Closing

In the closing of a block style letter, a formal salutation is again aligned against the left margin. In regular block format, a comma is placed after the closing. For example: Sincerely, Mark White In open block style, the comma is omitted because the space indicates the necessary separation between words. For example: Sincerely Mark White

Example :

C. Semi-Block Format

The Semi-Block style's return address, date, complimentary closing and the signature line are at the center of the paper, or rather to the right of center. Everything else is flush with the left margin. Most of us are comfortable with this business letter layout as it has traditionally been the most commonly used. 

Semi-block style is characterized by certain parts of the letter being offset. This is usually the header, where you put your name and address. Also, it includes the date and the signature line at the bottom of the letter. These two elements should be aligned with one another, though they are offset from the rest of the letter.

Example :

D.   Indented Format

In case of the indented/semi-block layout the paragraphs in the body are indented one tab stop. So, you need to use two tabs: one for the indented paragraphs and one for the return address (again, in case no letterhead is used), date, complimentary closing and signature line. Dixie thinks this style is a little outdated. On the other hand, most of us are comfortable with it and a lot of companies still use it. This is how it looks:

E.   Simplified Format

Definition

The simplified style business letter is a variation of the full-block and semi-block letter formats. Business professionals take you more seriously when you format your written communications using one of these formats. A personal letter format is acceptable for writing to a friend, but using this format when you are sending a communication to another business owner can make you look unprofessional.

Comparison

Simplified-style business letters contain all the same elements as the full-block and semi-block letters. Like the full-block format, the simplified format left-justifies every line except for the company logo or letterhead. The date line is either slightly right of center or flush with the center of the page. Letters written in the simplified format have fewer internal sections, such as the body, salutation and date line.

When it is Useful

Using the simplified style is the most useful at times when you don't have a recipient's contact name. Because the simplified style does not require a salutation, you don't need the person's name. The simplified format does away with unneeded formality while maintaining a professional approach.

Formatting

Set up the margins for the simplified format letter. The right and left margins should be 1 1/4 inches and the top and bottom margins should be 1 1/2 inches. The date of the letter should be placed six to 10 spaces under your company's letterhead. Position the recipient's name, if available, the company name and full address two to four spaces below the date of the letter. Two spaces below this address, type in the subject of your letter in all capital letters. Do not include an opening salutation. Begin the first paragraph of your letter two spaces below the subject line. Single-space each paragraph and place a full space between paragraphs. End with a closing salutation, such as "Sincerely yours," then, five spaces below the salutation, type your name in all capital letters. Immediately under your name, write down your title, again, in all capital letters. Two spaces under your title, type your initials. If your office assistant types your correspondence, she should add a forward slash and her initials in lower-case letters. If you are including an enclosure, type "Enclosure" two spaces below the initial block.

The simplified letter is often used for mass mailings.

• Instead of a salutation, use a heading.
• Leave 2 spaces above and below this heading to set it apart.
• Instead of a closing, write your signature.
• Put your name and title on the same line and in capital letters below your signature.

F.   Hanging-Indented Format

Hanging-Indented Format is the style of paragraph composing in which the first line of a text is aligned with the left-margin, and all other linesare indented (moved toward right) by an equal amount of space. Used rarely, except in displaying lists of data. Also called out-denting.

The form of this letter on letter head, date, complementary close and signature are in the position of the Middle letters. The other part on letters such as the inside address, salutation, body, subject of letter are in the position of left-align. At the beginning of the paragraph, paragraphs hanging is not space.

 

Sumber : 

http://smallbusiness.chron.com/simplified-style-business-letter-10318.html

http://www.savvy-business-correspondence.com/FormatofBusinessLetters.html

www.writing.engr.psu.edu/workbooks/letter_format.html 

Business Letter Format

        A commercial business letter is a letter written in formal language, usually used when writing from one business organization to another, or for correspondence between such organizations and their customers, clients and other external parties. The overall style of letter will depend on the relationship between the parties concerned. There are many reasons to write a business letter. It could be to request direct information or action from another party, to order supplies from a supplier, to identify a mistake that was committed, to reply directly to a request, to apologize for a wrong or simply to convey goodwill. Even today, the business letter is still very useful because it produces a permanent record, is confidential, formal and delivers persuasive, well-considered messages.


The following parts of a business letter :

   1.   Letterhead

         Letterhead or masthead is at the top of a sheet of letter. Letterhead usually consists of the name, address and logo of the owner of the letter in question. Sometimes the logo is placed in the background of the letter.

In some countries fundamentally different in layout and composition letterhead. As for color, pattern and style of letterhead designs usually follow or adapt to the type of institutions that use it.

In addition the Head of the letter (Letter Head) there are some elements roomates are :

• Main Elements (The main elements)

         Includes: company name, address, phone number.

• Additional Element (Additional elements)

         Includes: Logo or symbol, line of business.

     2.  Date

          The date of manufacture is the date of the letter, it must be included in an official letter, because it is a testament autentiknya an official letter. Date of formal letter is useful to facilitate identifying letters, as well as facilitate the filing letter to an agency or an official letter dated organisasi.Posisi be listed under the letterhead or equal to the number the letter. The most commonly used in Indonesia is just below your letterhead.

     3.   Mailing Address
          Address letters written under it is one line. Address letters do not have to begin with the words to and do not need to end with a period. Words are not necessary unless you greeting followed by a proper name. Said road should not be abbreviated, and stands no. for the street number not to be given.

     4.   References
          Contains a reference that makes it easy for senders and recipients conducting documentation or archiving of previous conversations to reference writing can be underlined text, write the reference for the respondent. An example of the format will look like this:

Your Ref: KPS/C3. If you want to add a reference from the delivery, writing format: "Ref: Con/13/1" or "Our Ref: Con/13/1".

     5.   Greeting
          Greeting is the greeting first before we reveal the contents. Greeting is usually with respect to the letter. But can also write greeting besides like greetings, best wishes, and more. A greeting written with initial capital letters and end with a comma.

      6.   Subject
          On the subject of the letter serves to describe the contents of the letter, so that the reader can find a description of the contents of the letter will be read. Usually the subject is written using capital letters and only consisted of one or two sentences.
For example : Subject : Assistant Training of Hardware Laboratory

     7.  The Body of the Letter
         The letter is a place to write things to say. Usually the letter directly to the subject of the letter, it could be an invitation or information. Paragraph in the letter must use single spacing and in the absence of separation between each paragraph. Leave a gap between the end of the contents of the cover. Example :

    8.   Closing
       This section is a marker that you have completed the letter, usually ending with the writing "Sincerely," "Sincerely yours," "Thank you", and others. There is a comma at the end and just use the first letter capitalized. Leave a gap between the cover line 3-4 with the name, which will be used for a signature.

    9.   Signature
       The signature on the letter indicating the authenticity of the author. It is true that those who wrote the letter. Usually the signature using red ink or the ink is thicker.

    10.   Printed Name (Name of sender)
           This section is the name of the author of the letter, and if you want, you can give the position or the position of section bahwah after writing the name. Leave a gap between the writing of the name of the attachment.

    11.   Enclosure
          This section only rendered if there are attachments-attachments will be included in the business. The writing of the Enclosure or attachment helps the author, recipient, and the Secretary to the know-attachment the attachment observe the completeness that is included. If attachments-attachments is incomplete or does not correspond to the written, the control can be Easily done, as for writing variation can be observed on the Enclosure.

     12.   Carbon Copy of letter
         Notation Notation (carbon copy notation) is only written when letter writing was about to deliver a duplicate of the letter to the parties, with the content format, as well as everything is exactly the same as the original letter sheet. In writing it, carbon copy notation can be abbreviated to CC Followed colon or point two, or it could be with a cc (lowercase) that is also Followed by a colon.

And this is the example Business Letter Format :

1. Your Address
The return address of the sender so the recipient can easily find out where to send a reply to. Skip a line between your address and the date. (Not needed if the letter is printed on paper with the company letterhead already on it.)

2. Date
Put the date on which the letter was written in the format Month Day Year i.e. August 30, 2003. Skip a line between the date and the inside address (some people skip 3 or 4 lines after the date).

3. Inside Address
The address of the person you are writing to along with the name of the recipient, their title and company name, if you are not sure who the letter should be addressed to either leave it blank, but try to put in a title, i.e. "Director of Human Resources". Skip a line between the date and the salutation.

4. Salutation
Dear Ms./Mrs./Mr. Last Name:, Dear Director of Department Name: or To Whom It May Concern: if recipient's name is unknown. Note that there is a colon after the salutation. Skip a line between the salutation and the subject line or body.

5. Subject Line (optional)
Makes it easier for the recipient to find out what the letter is about. Skip a line between the subject line and the body.

6. Body
The body is where you write the content of the letter; the paragraphs should be single spaced with a skipped line between each paragraph. Skip a line between the end of the body and the closing.

7. Closing
Let's the reader know that you are finished with your letter; usually ends with Sincerely, Sincerely yours, Thank you, and so on. Note that there is a comma after the end of the closing and only the first word in the closing is capitalized. Skip 3-4 lines between the closing and the printed name, so that there is room for the signature.

8. Signature
Your signature will go in this section, usually signed in black or blue ink with a pen.

9. Printed Name
The printed version of your name, and if desired you can put your title or position on the line underneath it. Skip a line between the printed name and the enclosure.

10. Enclosure
If letter contains other document other than the letter itself your letter will include the word "Enclosure." If there is more than one you would type, "Enclosures (#)" with the # being the number of other documents enclosed, not including the letter itself.

11. Reference Initials
If someone other than yourself typed the letter you will include your initials in capital letters followed by the typist's initials in lower case in the following format; AG/gs or AG:gs.

(Sumber : http://www.letterwritingguide.com/businessletterformat.htm , en.wikipedia.org/wiki/Business_letter )

Penalaran dalam Penulisan Ilmiah

Arti Istilah Penalaran 

          Penalaran merupakan suatu proses berpikir dalam menarik suatu kesimpulan (natijah) yang berupa pengetahuan. Penalaran menghasilkan pengetahuan yang dikaitkan dengan kegiatan 'berpikir', dan bukan hanya dengan 'perasaan' saja. Tidak semua kegiatan berpikir harus menyandarkan diri pada penalaran. Tidak semua kegiatan berpikir harus bersifat logis dan analitis. Penalaran juga merupakan suatu kegiatan berpikir yang mempunyai karakteristik tertentu dalam menentukan kebenaran. Berpikir merupakan suatu kegiatan untuk menemukan pengetahuan yang benar. Apa yang disebut benar bagi tiap orang adalah tidak sama. Benar bagi kita, belum tentu bagi orang lain, benar bagi orang lain, belum tentu bagi kita. Maka oleh sebab itu, proses kegiatan berpikir untuk dapat menghasilkan pengetahuan yang benar, itupun berbeda-beda. Dapat dikatakan bahwa tiap jalan pikiran mempunyai apa yang disebut sebagai kriteria kebenaran. Dan kriteria kebenaran ini merupakan landasan bagi proses penemuan kebenaran tersebut.
Setiap saat dalam hidup manusia, terutama dalam keadaan terjaga (tidak tidur) pasti melakukan aktifitas berpikir. Berpikir tentang apapun, mulai dari kehidupan, ekonomi, dan berbagai aspek lainnya. Saat berpikir, mungkin akan muncul pikiran-pikiran di benak kita secara acak yang biasanya tidak nyata. Berpikir seperti itulah yang sering disebut melamun. Namun jika berpikir secara sadar dan pikiran-pikiran muncul secara sistematis, tersusun dalam urutan yang saling berhubungan dan bertujuan untuk mencapai atau mendapat kesimpulan, itulah yang disebut dengan bernalar. Selain itu setiap orang memiliki sel-sel otak yang bekerja menurut tugasnya masing-masing. Salah satu pekerjaannya adalah berpikir. Setiap waktu, manusia pasti berpikir kecuali saat sedang tidur. Proses berpikir disebut juga dengan penalaran. Dalam penalaran, proporsi yang dijadikan dasae penyimpulan disebut dengan premis (antesedens) dan hasilnya/kesimpulannya disebut dengan konklusi (consequence). Hubungan antara premis dan konklusi disebut dengan konsekuensi.
Penalaran berasal dari kata nalar yang berarti pertimbangan baik dan buruk, Penalaran merupakan proses berpikir yang membuahkan pengetahuan. Dalam penalaran untuk mencapai kebenaran ilmiah terdapat dua jenis cara penarikan kesimpulan, yaitu penalaran induktif dan penalaran deduktif.


Penalaran Induktif
Penalaran yang bertolak dari penyataan-pernyataan yang khusus dan menghasilkan simpulan yang umum. Penalaran induktif terbagi menjadi beberapa, yaitu:

Generalisasi :
Proses penalaran yang mengandalkan beberapa pernyataan yang mempunyai sifat tertentu untuk mendapatkan simpulan yang bersifat umum

Analogi :
Cara penarikan penalaran dengan membandingkan dua hal yang mempunyai sifat yang sama.

Hubungan kausal :
Penalaran yang diperoleh dari gejala-gejala yang saling berhubungan.




Penalaran Deduktif
Penalaran deduktif adalah kegiatan berpikir yang sebaliknya dari penalaran induktif. Deduksi adalah cara berpikir di mana dari pernyataan yang bersifat umum ditarik kesimpulan yang bersifat khusus. Penarikkan kesimpulan secara deduktif biasanya mempergunakan pola berpikir yang dinamakan silogisme. Silogisme disusun dari dua buah pernyataan dan sebuah kesimpulan. Pernyataan yang mendukung silogisme ini disebut sebagai premis yang kemudian dibedakan menjadi :

a. Premis mayor

b. Premis minor

Sumber:
http://fikarzone.wordpress.com/2011/02/11/apa-itu-penalaran-induktif/
http://komunitasfilsafat.blogspot.com/2011/03/apa-itu-penalaran.html
http://punya-eka.blogspot.com/2010/03/apa-itu-penalaran-reasoning.html

Konvensi Naskah Penulisan Ilmiah

Tahap penulisan karya ilmiah

* Tahap persiapan
* Tahap pengembangan
* Tahap revisi

Format dan Sistematik Karangan Ilmiah :

1. Memilih Judul (Topik)

* Berisi masalah yang dibahas
* Bermanfaat untuk penulis dan orang lain
* Permasalahan yang menarik untuk dibahas dan dibaca
* Menguasai topik yang akan dibahas
* Mudah dalam memperoleh bahan yang akan diteliti

2. Nama Penulis

Nama penulis artikel hendaknya tanpa disertai gelar akademik atau profesional guna menghindari bias seniorita dan wibawa serta inferioritas penulis.

3. Abstrak dan Kata kunci

Berisi ringkasan dari isi artikel yang dituangkan secara padat, bukan pengantar atau pengantar penulis.

4. Pendahuluan

Menguraikan hal-hal yang dapat menarik perhatian pembaca dan hendaknya berisi paparan tentang permasalahan penelitian, wawasan dan rencana penulis dalam rangka pemecahan masalahnya.

Yang terdiri dari :
Latar Belakang Masalah

Menguraikan mengapa penulis sampai kepada pemilihan topik permasalahan yang bersangkutan.
Rimusan Masalah ( boleh ada, boleh tidak )
Masalah dan Pembatasan Masalah

Memberikan batasan yang jelas bagian mana dari persoalan yang dikaji dan bagian mana yang tidak.
Tujuan Penulisan

Menggambarkan hasil-hasil yang diharapkan dari penelitian ini dengan memberikan jawaban terhadap masalah yang diteliti.

Metode Penelitian
Menjelaskan cara pelaksanaan kegiatan penelitian, mencakup cara pengumpulan data, alat yang digunakan dan cara analisa data.

Jenis-Jenis Metode Penelitian :
a. Studi Pustaka : Semua bahan diperoleh dari buku-buku dan/atau jurnal.
b. Studi Lapangan : Data diambil langsung di lokasi penelitian.
c. Gabungan : Menggunakan gabungan kedua metode di atas.
Bila penulis melakukan Praktek Kerja, laporan ditulis menurut format penulisan ilmiah).

Hasil Penelitia
Menguraikan hasil penelitian yang mencakup semua aspek yang terkait dengan penelitian dan hasil penelitian hendaknya disajikan secara padat, dan komunikatif.

Analisa dan Pembahasan
Membahas tentang keterkaitan antar faktor-faktor dari data yang diperoleh dari masalah yang diajukan kemudian menyelesaikan masalah tersebut dengan metode yang diajukan dan menganalisa proses dan hasil penyelesaian masalah.

Kesimpulan
Merupakan bagian akhir yang pada dasarnya mengakhiri diskusi dengan sesuatu pendirian atau menyodorkan beberapa alternatif penyelesaian.


Saran
Ditujukan kepada pihak-pihak terkait, sehubungan dengan hasil penelitian.

Bagian Akhir
Ucapan Terima Kasih
Berisi ucapan-ucapan terima kasih kepada yang telah membantu menyelesaikan penulisan karangan ilmiah.


Daftar Pustaka
Berisi daftar referensi (buku, jurnal, majalah, dll), yang digunakan dalam penulisan.


Daftar Simbol
Berisi deretan simbol-simbol yang digunakan di dalam penulisan, lengkap dengan keterangannya (jika ada).

Lampiran
Penjelasan tambahan, dapat berupa uraian, program, gambar, perhitungan-perhitungan, grafik, atau tabel, yang merupakan penjelasan rinci dari apa yang disajikan di bagian-bagian terkait sebelumnya.

KONVENSI NASKAH
Dalam pembuatan naskah yang baik tergantung dari kerangka karangan yang telah digarap sebelumnya, beserta perincian-perinciannya yang telah dilakukan kemudian. Perincian dari kerangka karangan akan menghasilkan suatu bab-bab dan sub-sub bab. Dari bab-bab dan sub-sub bab ini akan menghasilkan pokok-pokok pikiran atau gagasan utama dalam sebuah paragraf atau alinea.

Dalam pembuatan naskah yang baik juga kita harus memperhatikan struktur kalimat dan pilihan kata (diksi) yang dibuat sedemikian rupa, sehingga apa yang kita tulis itu jelas, teratur dan menarik.

Namun, ada hal yang lebih penting dari semua hal yang telah diuraikan di atas. Sebuah karangan juga menuntut suatu persyaratan lain yaitu persyaratan formal; bagaimana supaya bentuk atau wajah dari karangan itu, sehingga kelihatan tampak lebih indah dan menarik. Persyaratan formal ini meliputi bagian-bagian pelengkap dan kebiasaan-kebiasaan yang harus diikuti dalam dunia kepenulisan. Semua persyaratan ini secara umum disebut dengan konvensi naskah. Konvensi naskah adalah penulisan sebuah naskah berdasarkan ketentuan, aturan yang sudah lazim, dan sudah disepakati.[1]

Dari segi persyaratan formal ini, dapat dibedakan lagi karya yang dilakukan secara formal, semi-formal, dan non-formal.[2] Yang dimaksud dengan formal adalah bahwa suatu karya memenuhi semua persyaratan lahiriah yang dituntut oleh konvensi. Sebaliknya, semi-formal yaitu bila sebuah karangan tidak memenuhi semua persyaratan lahiriah yang dituntut konvensi. Sedangkan non-formal yaitu bila bentuk sebuah karangan tidak memenuhi syarat-syarat formalnya.

SYARAT FORMAL PENULISAN SEBUAH NASKAH

Dalam menyusun sebuah karangan perlu adanya pengorganisasian karangan. Pengorganisasian karangan adalah penyusunan seluruh unsur karangan menjadi satu kesatuan karangan dengan berdasarkan persyaratan formal kebahasaan yang baik, benar, cermat, logis: penguasaan, wawasan keilmuan bidang kajian yang ditulis secara memadai; dan format pengetikan yang sistematis.
Persyaratan formal (bentuk lahiriah) yang harus dipenuhi sebuah karya menyangkut tiga bagian utama, yaitu: Bagian pelengkap pendahuluan, isi karangan, dan bagian pelengkap penutup.
Unsur-unsur dalam Penulisan Sebuah Karangan:
A. Bagian Pelengkap Pendahuluan

a. Judul Pendahuluan (Judul Sampul)

b. Halaman Judul

c. Halaman Persembahan (kalau ada)

d. Halaman Pengesahan (kalau ada)

e. Kata Pengantar

f. Daftar Isi

g. Daftar Gambar (kalau ada)

h. Daftar Tabel (kalau ada)
B. Bagian Isi Karangan

a. Pendahuluan

b. Tubuh Karangan

c. Kesimpulan
C. Bagian Pelengkap Penutup

a. Daftar Pustaka (Bibliografi)

b. Lampiran (Apendix)

c. Indeks

d. Riwayat Hidup Penulis

A. Bagian Pelengkap Pendahuluan
Bagian pelengkap pendahuluan atau disebut juga halaman-halaman pendahuluan sama sekali tidak menyangkut isi karangan. Tetapi bagian ini harus disiapkan sebagai bahan informasi bagi para pembaca dan sekaligus berfungsi menampilkan karangan itu dalam bentuk yang kelihatan lebih menarik.
a. Judul Pendahuluan (Judul Sampul) dan Halaman Judul
Judul pendahuluan adalah nama karangan. Halaman judul pendahuluan tidak mengandung apa-apa kecuali mencantumkan judul karangan atau judul buku. Judul karangan atau judul buku ditulis dengan huruf kapital. Biasanya letaknya di tengah halaman agak ke atas. Namun, variasi-variasi lain memang kerap sekali dijumpai.

Dalam pembuatan sebuah makalah atau skripsi, halaman judul mencantumkan nama karangan, penjelasan adanya tugas, nama pengarang (penyusun), kelengkapan identitas pengarang (nomor induk/registrasi, kelas, nomor absen), nama unit studi (unit kerja), nama lembaga (jurusan, fakultas, unversitas), nama kota, dan tahun penulisan.
Untuk memberikan daya tarik pembaca, penyusunan judul perlu memperhatikan unsur-unsur sebagai berikut:

Judul menggambarkan keseluruhan isi karangan.

Judul harus menarik pembaca baik makna maupun penulisannya.

Sampul: nama karangan, penulis, dan penerbit.

Halaman judul: nama karangan, penjelasan adanya tugas, penulis, kelengkapan identitas pengarang, nama unit studi, nama lembaga, nama kota, dan tahun penulisan (dalam pembuatan makalah atau skripsi).

Seluruh frasa ditulis pada posisi tengah secara simetri (untuk karangan formal), atau model lurus pada margin kiri (untuk karangan yang tidak terlalu formal).

Hal-hal yang harus dihindarkan dalam halaman judul karangan formal:

Ø Komposisi tidak menarik.

Ø Tidak estetik.

Ø Hiasan gambar tidak relevan.

Ø Variasi huruf jenis huruf.

Ø Kata “ditulis (disusun) oleh.”

Ø Kata “NIM/NRP.”

Ø Hiasan, tanda-tanda, atau garis yang tidak berfungsi.

Ø Kata-kata yang berisi slogan.

Ø Ungkapan emosional.

Ø Menuliskan kata-kata atau kalimat yang tidak berfungsi.

b. Halaman Persembahan

Bagian ini tidak terlalu penting. Bila penulis ingin memasukan bagian ini, maka hal itu semata-mata dibuat atas pertimbangan penulis. Persembahan ini jarang melebihi satu halaman, dan biasanya terdiri dari beberapa kata saja.

Bila penulis menganggap perlu memasukkan persembahan ini, maka persembahan ini ditempatkan berhadapan dengan halaman belakang judul buku, atau berhadapan dengan halaman belakang cover buku, atau juga menyatu dengan halaman judul buku.

c. Halaman Pengesahan

Halaman pengesahan digunakan sebagai pembuktian bahwa karya ilmiah yang telah ditanda-tangani oleh pembimbing, pembaca/penguji, dan ketua jurusan telah memenuhi persyaratan administratif sebagai karya ilmiah. Halaman pengesahan biasanya digunakan untuk penulisan skripsi, tesis, dan disertasi, sedangkan makalah ilmiah, dan karangan lainnya (baik non-fiksi maupun fiksi) tidak mengharuskan adanya halaman pengesahan. Penyusunan pengesahan ditulis dengan memperhatikan persyaratan formal urutan dan tata letak unsur-unsur yang harus tertulis di dalamnya.

Judul skripsi seluruhnya ditulis dengan huruf kapital pada posisi tengah antara margin kiri dan kanan. Nama lengkap termasuk gelar akademis pembimbing materi/teknis, pembaca/penguji, dan ketua program jurusan ditulis secara benar dan disusun secara simetri kiri-kanan dan atas-bawah. Skripsi diajukan kepada sidang penguji akademis setelah disetujui oleh pembimbing dan pembaca/penguji. Penulis skripsi dinyatakan lulus jika skripsinya telah diuji di hadapan sidang terbuka/tertutup dan telah ditanda-tangani oleh semua nama yang tercantum dalam halaman pengesahan. Nama kota dan tanggal pengesahan ditulis di atas kata ketua jurusan.

Hal-hal yang harus dihindarkan:

Ø Menggaris-bawahi nama dan kata-kata lainnya.

Ø Menggunakan titik atau koma pada akhir nama.

Ø Tulisan melampaui garis tepi.

Ø Menulis nama tidak lengkap.

Ø Menggunakan huruf yang tidak standar.

Ø Tidak mencantumkan gelar akademis.

d. Kata Pengantar

Kata pengantar fungsinya sama dengan sebuah surat pengantar. Kata pengantar adalah bagian karangan yang berisi penjelasan mengapa menulis sebuah karangan. Setiap karangan ilmiah, seperti: buku, skripsi, tesis, disertasi, makalah, atau laporan formal ilmiah harus menggunakan kata pengantar. Di dalamnya disajikan informasi sebagai berikut:

v Ucapan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa.

v Penjelasan adanya tugas penulisan karya ilmiah (untuk skripsi, tesis, disertasi, atau laporan formal ilmiah).

v Penjelasan pelaksanaan penulisan karya ilmiah (untuk skripsi, tesis, disertasi, atau laporan formal ilmiah).

v Penjelasan adanya bantuan, bimbingan, dan arahan dari seseorang, sekolompok orang, atau organisasi/lembaga.

v Ucapan terima kasih kepada seseorang, sekolompok orang, atau organisasi/lembaga yang membantu.

v Penyebutan nama kota, tanggal, bulan, tahun, dan nama lengkap penulis, tanpa dibubuhi tanda-tangan.

v Harapan penulis atas karangan tersebut.

v Manfaat bagi pembaca serta kesediaan menerima kritik dan saran.

Kata pengantar merupakan bagian dari keseluruhan karya ilmiah. Sifatnya formal dan ilmiah. Oleh karena itu, kata pengantar harus ditulis dengan Bahasa Indonesia yang baku, baik, dan benar. Isi kata pengantar tidak menyajikan isi karangan, atau hal-hal lain yang tertulis dalam pendahuluan, tubuh karangan, dan kesimpulan. Sebaliknya, apa yang sudah tertulis dalam kata pengantar tidak ditulis ulang dalam isi karangan.

Hal-hal yang harus dihindarkan:

W Menguraikan isi karangan.

W Mengungkapkan perasaan berlebihan.

W Menyalahi kaidah bahasa.

W Menunjukkan sikap kurang percaya diri.

W Kurang meyakinkan.

W Kata pengantar terlalu panjang.

W Menulis kata pengantar semacam sambutan.

W Kesalahan bahasa: ejaan, kalimat, paragraf, diksi, dan tanda baca tidak efektif.

e. Daftar Isi

Daftar isi adalah bagian pelengkap pendahuluan yang memuat garis besar isi karangan ilmiah secara lengkap dan menyeluruh, dari judul sampai dengan riwayat hidup penulis sebagaimana lazimnya sebuah konvensi naskah karangan. Daftar isi berfungsi untuk merujuk nomor halaman judul bab, sub-bab, dan unsur- unsur pelengkap dari sebuah buku yang bersangkutan.

Daftar isi disusun secara konsisten baik penomoran, penulisan, maupun tata letak judul bab dan judul sub-sub bab. Konsistensi ini dipengaruhi oleh bentuk yang digunakan.

f. Daftar Gambar

Bila dalam buku itu terdapat gambar-gambar, maka setiap gambar yang tercantum dalam karangan harus tertulis didalam daftar gambar. Daftar gambar menginformasikan: judul gambar, dan nomor halaman.

g. Daftar Tabel

Bila dalam buku itu terdapat tabel-tabel, maka setiap tabel yang tertulis dalam karangan harus tercantum dalam daftar tabel. Daftar tabel ini menginformasikan: nama tabel dan nomor halaman.

B. Bagian Isi Karangan

Bagian isi karangan sebenarnya merupakan inti dari karangan atau buku; atau secara singkat dapat dikatakan karangan atau buku itu sendiri.

a. Pendahuluan

Pendahuluan adalah bab I karangan. Tujuan utama pendahuluan adalah menarik perhatian pembaca, memusatkan perhatian pembaca terhadap masalah yang dibicarakan, dan menunjukkan dasar yang sebenarnya dari uraian itu. Pendahuluan terdiri dari latar belakang, masalah, tujuan pembahasan, pembatasan masalah, landasan teori, dan metode pembahasan. Kesuluruhan isi pendahuluan mengantarkan pembaca kepada materi yang akan dibahas, dianalisis-sintesis, dideskripsi, atau diuraikan dalam bab kedua sampai bab terakhir.

Untuk menulis pendahuluan yang baik, penulis perlu memperhatikan pokok-pokok yang harus tertuang dalam masing-masing unsur pendahuluan sebagai berikut:

1) Latar belakang masalah, menyajikan:

Penalaran (alasan) yang menimbulkan masalah atau pertanyaan yang akan diuraikan jawabannya dalam bab pertengahan antara pendahuluan dan kesimpulan dan dijawab atau ditegaskan dalam kesimpulan. Untuk itu, arah penalaran harus jelas, misalnya deduktif, sebab-akibat, atau induktif.

Kegunaan praktis hasil analisis, misalnya: memberikan masukan bagi kebijakan pimpinan dalam membuat keputusan, memberikan acuan bagi pengembangan sistem kerja yang akan datang.

Pengetahuan tentang studi kepustakaan, gunakan informasi mutakhir dari buku-buku ilmiah, jurnal, atau internet yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. Penulis hendaklah mengupayakan penggunaan buku-buku terbaru.

Pengungkapan masalah utama secara jelas dalam bentuk pertanyaan, gunakan kata tanya yang menuntut adanya analisis, misalnya: bagaimana…., mengapa…..

Tidak menggunakan kata apa karena tidak menuntut adanya analisis, cukup dijawab dengan ya atau tidak.

2) Tujuan penulisan berisi:

Target, sasaran, atau upaya yang hendak dicapai, misalnya: mendeskripsikan hubungan X terhadap Y; membuktikan bahwa budaya tradisi dapat dilestarikan dengan kreativitas baru; menguraikan pengaruh X terhadap Y.

Upaya pokok yang harus dilakukan, misalnya: mendeskripsikan data primer tentang kualitas budaya tradisi penduduk asli Jakarta; membuktikan bahwa pembangunan lingkungan pemukiman kumuh yang tidak layak huni memerlukan bantuan pemerintah.

Tujuan utama dapat dirinci menjadi beberapa tujuan sesuai dengan masalah yang akan dibahas. Jika masalah utama dirinci menjadi dua, tujuan juga dirinci menjadi dua.

3) Ruang lingkup masalah berisi:

Pembatasan masalah yang akan dibahas.

Rumusan detail masalah yang akan dibahas.

Definisi atau batasan pengertian istilah yang tertuang dalam setiap variabel. Pendefinisian merupakan suatu usaha yang sengaja dilakukan untuk mengungkapkan suatu benda, konsep, proses, aktivitas, peristiwa, dan sebagainya dengan kata-kata.[4]
4) Landasan teori menyajikan:

Deskripsi atau kajian teoritik variabel X tentang prinsip-prinsip teori, pendapat ahli dan pendapat umum, hukum, dalil, atau opini yang digunakan sebagai landasan pemikiran kerangka kerja penelitian dan penulisan sampai dengan kesimpulan atau rekomendasi.

Penjelasan hubungan teori dengan kerangka berpikir dalam mengembangkan konsep penulisan, penalaran, atau alasan menggunakan teori tersebut.

5) Sumber data penulisan berisi:

Sumber data sekunder dan data primer.

Kriteria penentuan jumlah data.

Kriteria penentuan mutu data.

Kriteria penentuan sample.

Kesesuaian data dengan sifat dan tujuan pembahasan.

6) Metode dan teknik penulisan berisi:

Penjelasan metode yang digunakan dalam pembahasan, misalnya: metode kuantitatif, metode deskripsi, metode komparatif, metode korelasi, metode eksploratif, atau metode eksperimental.

Teknik penulisan menyajikan cara pengumpulan data seperti wawancara, observasi, dan kuisioner; analisis data, hasil analisis data, dan kesimpulan.

7) Sistematika penulisan berisi:

Gambaran singkat penyajian isi pendahuluan, pembahasan utama, dan kesimpulan.

Penjelasan lambang-lambang, simbol-simbol, atau kode (kalau ada).

b. Tubuh Karangan

Tubuh karangan atau bagian utama karangan merupakan inti karangan berisi sajian pembahasan masalah. Bagian ini menguraikan seluruh masalah yang dirumuskan pada pendahuluan secara tuntas (sempurna). Di sinilah terletak segala masalah yang akan dibahas secara sistematis. Kesempurnaan pembahasan diukur berdasarkan kelengkapan unsur-unsur berikut ini:

1) Ketuntasan materi:

Materi yang dibahas mencakup seluruh variabel yang tertulis pada kalimat tesis, baik pembahasan yang berupa data sekunder (kajian teoretik) maupun data primer. Pembahasan data primer harus menyertakan pembuktian secara logika, fakta yang telah dianalisis atau diuji kebenarannya, contoh-contoh, dan pembuktian lain yang dapat mendukung ketuntasan pembenaran.

2) Kejelasan uraian/deskripsi:

Kejelasan konsep:

Konsep adalah keseluruhan pikiran yang terorganisasi secara utuh, jelas, dan tuntas dalam suatu kesatuan makna. Untuk itu, penguraian dari bab ke sub-bab, dari sub-bab ke detail yang lebih rinci sampai dengan uraian perlu memperhatikan kepaduan dan koherensial, terutama dalam menganalisis, menginterpretasikan (manafsirkan) dan menyintesiskan dalam suatu penegasan atau kesimpulan. Selain itu, penulis perlu memperhatikan konsistensi dalam penomoran, penggunaan huruf, jarak spasi, teknik kutipan, catatan pustaka, dan catatan kaki.

Kejelasan bahasa:

Kejelasan dan ketetapan pilihan kata yang dapat diukur kebenarannya. Untuk mewujudkan hal itu, kata lugas atau kata denotatif lebih baik daripada kata konotatif atau kata kias (terkecuali dalam pembuatan karangan fiksi, kata konotatif atau kata kias sangat diperlukan)

Kejelasan makna kalimat tidak bermakna ganda, menggunakan struktur kalimat yang betul, menggunakan ejaan yang baku, menggunakan kalimat efektif, menggunakan koordinatif dan subordinatif secara benar.

Kejelasan makna paragraf dengan memperhatikan syarat-syarat paragraf: kesatuan pikiran, kepaduan, koherensi (dengan repetisi, kata ganti, paralelisme, kata transisi), dan menggunakan pikiran utama, serta menunjukkan adanya penalaran yang logis (induktif, deduktif, kausal, kronologis, spasial).

Kejelasan penyajian dan fakta kebenaran fakta:

Kejelasan penyajian fakta dapat diupayakan dengan berbagai cara, antara lain: penyajian dari umum ke khusus, dari yang terpenting ke kurang penting; kejelasan urutan proses. Untuk menunjang kejelasan ini perlu didukung dengan gambar, grafik, bagan, tabel, diagram, dan foto-foto. Namun, kebenaran fakta sendiri harus diperhatikan kepastiannya.

Hal-hal lain yang harus dihindarkan dalam penulisan karangan (ilmiah):

N Subjektivitas dengan menggunakan kata-kata: saya pikir, saya rasa, menurut pengalaman saya, dan lain-lain. Atasi subjektivitas ini dengan menggunakan: penelitian membuktikan bahwa…, uji laboratorium membuktikan bahwa…, survei membuktikan bahwa…,

N Kesalahan: pembuktian pendapat tidak mencukupi, penolakan konsep tanpa alasan yang cukup, salah nalar, penjelasan tidak tuntas, alur pikir (dari topik sampai dengan simpulan) tidak konsisten, pembuktian dengan prasangka atau berdasarkan kepentingan pribadi, pengungkapan maksud yang tidak jelas arahnya, definisi variabel tidak (kurang) operasional, proposisi yang dikembangkan tidak jelas, terlalu panjang, atau bias, uraian tidak sesuai dengan judul.

c. Kesimpulan

Kesimpulan atau simpulan merupakan bagian terakhir atau penutup dari isi karangan, dan juga merupakan bagian terpenting sebuah karangan ilmiah. Pembaca yang tidak memiliki cukup waktu untuk membaca naskah seutuhnya cenderung akan membaca bagian-bagian penting saja, antara lain kesimpulan. Oleh karena itu, kesimpulan harus disusun sebaik mungkin. Kesimpulan harus dirumuskan dengan tegas sebagai suatu pendapat pengarang atau penulis terhadap masalah yang telah diuraikan.

Penulis dapat merumuskan kesimpulannya dengan dua cara:

µ Dalam tulisan-tulisan yang bersifat argumentatif, dapat dibuat ringkasan-ringkasan argumen yang penting dalam bentuk dalil-dalil (atau tesis-tesis), sejalan dengan perkembangan dalam tubuh karangan itu.

µ Untuk kesimpulan-kesimpulan biasa, cukup disarikan tujuan atau isi yang umum dari pokok-pokok yang telah diuraikan dalam tubuh karangan itu.

C. Bagian Pelengkap Penutup

Bagian pelengkap penutup juga merupakan syarat-syarat formal bagi suatu karangan ilmiah.

a. Daftar pustaka (Bibliografi)

Setiap karangan ilmiah harus menggunakan data pustaka atau catatan kaki dan dilengkapi dengan daftar bacaan. Daftar pustaka (bibliografi) adalah daftar yang berisi judul buku, artikel, dan bahan penerbitan lainnya yang mempunyai pertalian dengan sebuah atau sebagian karangan.

Unsur-unsur daftar pustaka meliputi:

ö Nama pengarang: penulisannya dibalik dengan menggunakan koma.

ö Tahun terbit.

ö Judul buku: penulisannya bercetak miring.

ö Data publikasi, meliputi tempat/kota terbit, dan penerbit..

ö Untuk sebuah artikel diperlukan pula judul artikel, nama majalah, jilid, nomor, dan tahun terbit.

Contoh: Tarigan, Henry. 1990. Membaca sebagai Suatu Keterampilan Berbahasa. Bandung: Angkasa. (Banyak versi lainnya, misal: Sistem Harvard, Sistem Vancover, dan lain-lain)

Keterangan:
Jika buku itu disusun oleh dua pengarang, nama pengarang kedua tidak perlu dibalik.
Jika buku itu disusun oleh lembaga, nama lembaga itu yang dipakai untuk menggantikan nama pengarang.
Jika buku itu merupakan editorial (bunga rampai), nama editor yang dipakai dan di belakangnya diberi keterangan ed. ‘editor’
Nama gelar pengarang lazimnya tidak dituliskan.
Daftar pustaka disusun secara alfabetis berdasarkan urutan huruf awal nama belakang pengarang.

b. Lampiran (Apendix)

Lampiran (apendix) merupakan suatu bagian pelengkap yang fungsinya terkadang tumpang tindih dengan catatan kaki. Bila penulis ingin memasukan suatu bahan informasi secara panjang lebar, atau sesuatu informasi yang baru, maka dapat dimasukkan dalam lampiran ini. Lampiran ini dapat berupa esai, cerita, daftar nama, model analisis, dan lain-lain. Lampiran ini disertakan sebagai bagian dari pembuktian ilmiah. Penyajian dalam bentuk lampiran agar tidak mengganggu pembahasan jika disertakan dalam uraian.

c. Indeks

Indeks adalah daftar kata atau istilah yang digunakan dalam uraian dan disusun secara alfabetis (urut abjad). Penulisan indeks disertai nomor halaman yang mencantumkan penggunaan istilah tersebut. Indeks berfungsi untuk memudahkan pencarian kata dan penggunaannya dalam pembahasan.

d. Riwayat Hidup Penulis

Buku, skripsi, tesis, disertasi perlu disertai daftar riwayat hidup. Dalam skripsi menuntut daftar RHP lebih lengkap. Daftar riwayat hidup merupakan gambaran kehidupan penulis atau pengarang. Daftar riwayat hidup meliputi: nama penulis, tempat tanggal lahir, pendidikan, pengalaman berorganisasi atau pekerjaan, dan karya-karya yang telah dihasilkan oleh penulis.

Sumber :

ati.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/…/Konvensi+Naskah.doc
http://www.scribd.com/doc/26801239/44/KONVENSI-NASKAH-KARYA-ILMIA

http://susilawati.wordpress.com/2009/03/12/apa-sih-karya-tulis-ilmiah-itu/

Penulisan Karya Ilmiah & Etika Riset. Universitas Al Azhar Indonesia

Petunjuk Penulisan Ilmiah. Fakultas Ekonomi Universitas Gunadarma

http://rendy-ramon.blogspot.com/2010/10/perencanaan-dan-struktur-penulisan.html

http://kristiangunawanz.blogspot.com/

http://hadi27.wordpress.com/naskah/

http://systemerrorblog.blogspot.com/