Inquiry Letter

Definition

A letter of inquiry, also known as a prospecting letter or letter of interest, is sent to companies that may be hiring, but, haven't listed specific job openings.

Your inquiry letter should contain information on why the company interests you and why your skills and experience would be an asset to the company. Also provide information on how you will follow-up and where you can be reached.

And now I will give you an example of the inquiry letter. I'm using the Full Block Style to make this letter. And this is the example form Me (Yodi Adhari) :

PT. YODI’S COMPANY

Pesona Depok Street M / 4

Depok Jawa Barat 16431

 

1st December,2012

PT. Global Warming Foundation

Margonda Street 13th

Depok 16431

Dear Sirs,

I am writing this letter to know about the new fertilizer product that has been launched recently. I have heard a lot about the fertilizer and would like to know more. Is there any way you can send some brochure about the product? I am a customer of your outlet from past 1 years and I buy new products on regular basis and like the fragrance and after effects of the products. Your products are really genuine and show the result as you show in your advertisement. I have always liked the quality and the customers services provide to us at your company and I find the price also reasonable.

Please send complete details about the product and so that we can decide with my office partner what to buy and also I can provide it to my company. Please forward the brochure to the address given above. I look forward for your reply

Thank you for your attention to my request.

                                                                            Sincerely,


                                                                             Yodi Adhari
                                                                             Director of the Company

                                                                                                                    

Business Letter Format

        A commercial business letter is a letter written in formal language, usually used when writing from one business organization to another, or for correspondence between such organizations and their customers, clients and other external parties. The overall style of letter will depend on the relationship between the parties concerned. There are many reasons to write a business letter. It could be to request direct information or action from another party, to order supplies from a supplier, to identify a mistake that was committed, to reply directly to a request, to apologize for a wrong or simply to convey goodwill. Even today, the business letter is still very useful because it produces a permanent record, is confidential, formal and delivers persuasive, well-considered messages.


The following parts of a business letter :

   1.   Letterhead

         Letterhead or masthead is at the top of a sheet of letter. Letterhead usually consists of the name, address and logo of the owner of the letter in question. Sometimes the logo is placed in the background of the letter.

In some countries fundamentally different in layout and composition letterhead. As for color, pattern and style of letterhead designs usually follow or adapt to the type of institutions that use it.

In addition the Head of the letter (Letter Head) there are some elements roomates are :

• Main Elements (The main elements)

         Includes: company name, address, phone number.

• Additional Element (Additional elements)

         Includes: Logo or symbol, line of business.

     2.  Date

          The date of manufacture is the date of the letter, it must be included in an official letter, because it is a testament autentiknya an official letter. Date of formal letter is useful to facilitate identifying letters, as well as facilitate the filing letter to an agency or an official letter dated organisasi.Posisi be listed under the letterhead or equal to the number the letter. The most commonly used in Indonesia is just below your letterhead.

     3.   Mailing Address
          Address letters written under it is one line. Address letters do not have to begin with the words to and do not need to end with a period. Words are not necessary unless you greeting followed by a proper name. Said road should not be abbreviated, and stands no. for the street number not to be given.

     4.   References
          Contains a reference that makes it easy for senders and recipients conducting documentation or archiving of previous conversations to reference writing can be underlined text, write the reference for the respondent. An example of the format will look like this:

Your Ref: KPS/C3. If you want to add a reference from the delivery, writing format: "Ref: Con/13/1" or "Our Ref: Con/13/1".

     5.   Greeting
          Greeting is the greeting first before we reveal the contents. Greeting is usually with respect to the letter. But can also write greeting besides like greetings, best wishes, and more. A greeting written with initial capital letters and end with a comma.

      6.   Subject
          On the subject of the letter serves to describe the contents of the letter, so that the reader can find a description of the contents of the letter will be read. Usually the subject is written using capital letters and only consisted of one or two sentences.
For example : Subject : Assistant Training of Hardware Laboratory

     7.  The Body of the Letter
         The letter is a place to write things to say. Usually the letter directly to the subject of the letter, it could be an invitation or information. Paragraph in the letter must use single spacing and in the absence of separation between each paragraph. Leave a gap between the end of the contents of the cover. Example :

    8.   Closing
       This section is a marker that you have completed the letter, usually ending with the writing "Sincerely," "Sincerely yours," "Thank you", and others. There is a comma at the end and just use the first letter capitalized. Leave a gap between the cover line 3-4 with the name, which will be used for a signature.

    9.   Signature
       The signature on the letter indicating the authenticity of the author. It is true that those who wrote the letter. Usually the signature using red ink or the ink is thicker.

    10.   Printed Name (Name of sender)
           This section is the name of the author of the letter, and if you want, you can give the position or the position of section bahwah after writing the name. Leave a gap between the writing of the name of the attachment.

    11.   Enclosure
          This section only rendered if there are attachments-attachments will be included in the business. The writing of the Enclosure or attachment helps the author, recipient, and the Secretary to the know-attachment the attachment observe the completeness that is included. If attachments-attachments is incomplete or does not correspond to the written, the control can be Easily done, as for writing variation can be observed on the Enclosure.

     12.   Carbon Copy of letter
         Notation Notation (carbon copy notation) is only written when letter writing was about to deliver a duplicate of the letter to the parties, with the content format, as well as everything is exactly the same as the original letter sheet. In writing it, carbon copy notation can be abbreviated to CC Followed colon or point two, or it could be with a cc (lowercase) that is also Followed by a colon.

And this is the example Business Letter Format :

1. Your Address
The return address of the sender so the recipient can easily find out where to send a reply to. Skip a line between your address and the date. (Not needed if the letter is printed on paper with the company letterhead already on it.)

2. Date
Put the date on which the letter was written in the format Month Day Year i.e. August 30, 2003. Skip a line between the date and the inside address (some people skip 3 or 4 lines after the date).

3. Inside Address
The address of the person you are writing to along with the name of the recipient, their title and company name, if you are not sure who the letter should be addressed to either leave it blank, but try to put in a title, i.e. "Director of Human Resources". Skip a line between the date and the salutation.

4. Salutation
Dear Ms./Mrs./Mr. Last Name:, Dear Director of Department Name: or To Whom It May Concern: if recipient's name is unknown. Note that there is a colon after the salutation. Skip a line between the salutation and the subject line or body.

5. Subject Line (optional)
Makes it easier for the recipient to find out what the letter is about. Skip a line between the subject line and the body.

6. Body
The body is where you write the content of the letter; the paragraphs should be single spaced with a skipped line between each paragraph. Skip a line between the end of the body and the closing.

7. Closing
Let's the reader know that you are finished with your letter; usually ends with Sincerely, Sincerely yours, Thank you, and so on. Note that there is a comma after the end of the closing and only the first word in the closing is capitalized. Skip 3-4 lines between the closing and the printed name, so that there is room for the signature.

8. Signature
Your signature will go in this section, usually signed in black or blue ink with a pen.

9. Printed Name
The printed version of your name, and if desired you can put your title or position on the line underneath it. Skip a line between the printed name and the enclosure.

10. Enclosure
If letter contains other document other than the letter itself your letter will include the word "Enclosure." If there is more than one you would type, "Enclosures (#)" with the # being the number of other documents enclosed, not including the letter itself.

11. Reference Initials
If someone other than yourself typed the letter you will include your initials in capital letters followed by the typist's initials in lower case in the following format; AG/gs or AG:gs.

(Sumber : http://www.letterwritingguide.com/businessletterformat.htm , en.wikipedia.org/wiki/Business_letter )

Prinsip Usability

Prinsip Usability pada mata kuliah Interaksi Manusia dan Komputer adalah suatu masalah optimasi penggunaan sistem oleh pengguna. Sistem akan bekerja dengan baik apabila dipergunakan secara maksimal oleh pengguna sehingga semua kemampuan sistem dapat termanfaatkan secara maksimal.

Didalam Prinsip Usability terdapat hal-hal yang harus diperhatikan diantaranya Human Ability, Human Capabilities, Memori, Problem Solving.

Human Ability

adalah suatu kemampuan manusia untuk melakukan sesuatu yang dimilikinya. Memiliki 2 perbedaan yaitu:

HUMAN ABILITIES BAIK
- Kapasitas Long Term Memory (LTM) tidak terbatas
- Durasi LTM tidak terbatas dan komplex
- Kemampuan memahami tinggi
- Mekanisme konsentrasi powerful
- Pengenalan pola pikir powerful
HUMAN ABILITIES BURUK
- Kapasitas Short Term Memory (STM) terbatas
- Durasi STM terbatas
- Akses yang tidak dapat diandalkan pada STM
- Proses yang cenderung salah
- Proses yang lambat

Human Capabilities

Pengertiannya hampir sama dengan Human Ability tetapi Human Capabilities lebih mengarah ke anggota Penginderaan / Panca indra (Mata, Telinga, Peraba) pada manusia itu sendiri.

MATA (penglihatan)

Mata adalah mekanisme untuk menerima cahaya dan mentransformasikannya menjadi energi listrik. Penglihatan manusia merupakan hal yang kompleks dengan batasan fisik dan persepsi dan menjadi sumber utama informasi.

Konsep penglihatan pada manusia terdiri dari dua tahap yaitu
-Penerimaan stimulus dari luar secara fisik
-Pemrosesan serta interpretasi dari stimulus tersebut
TELINGA (pendengaran)

Telinga adalah suatu panca indera yang digunakan untuk mendengar. Proses mendengat diawali dengan adanya getaran di udara atau dikenal sebagai gelombang suara. Telinga menerima gelombang ini dan mentransmisikannya ke system syaraf auditory melalui berbagai tahap.

Telinga terdiri dari tiga bagian yaitu:

-Telinga bagian luar (outer ear) yang merupakan bagian yang terlihat, terdiri dari dua bagian yaitu pinna yang melekat pada kepala, dan auditory canal yang melewatkan gelombang suara ke telinga bagian tengah. Telinga bagian luar ini melindungi telinga bagian dalam yang sensitif terhadap kerusakan, kotoran, dan mempertahankan suhu yang konstan. Telinga bagian luar juga memperkuat gelombang suara (amplify) dari beberapa jenis suara.

-Telinga bagian tangah (middle ear) merupakan lubang kecil yang terdiri dari tulang terkecil dalam tubuh manusia disebut ossicles dan terhubung dengan telinga bagian luar oleh sebuah gendang telinga yang disebut membrane tympanic dan dengan telinga bagian dalam oleh cochlea. Gelombang suara dilewatkan melalui melalui auditory canal dan menggetarkan gendang telinga dan akhirnya ke ossicles yang kemudian melewatkan getaran tersebut ke cochlea dan telinga bagian dalam.

-Telinga bagian dalam (inner ear) terdapat liquid-filled cochlea yang memiliki sel-sel rambut halus yang disebut cilia yang merespon getaran dari telinga bagian tengah dan mentransmisikan reaksi kimia ke saraf auditory (pendengaran)

Suara memiliki beberapa karakteristik, yaitu :
- Pitch : frekuensi suara (20 – 20.000 HZ)
- Loudness : amplitudo suara (30 – 100dB)
- Timbre : tipe atau jenis suara

Telinga manusia dapat mendengar frekuensi 20 Hz hingga 15 KHz.

PERABA (Touch)

Peraba (touch/haptic perception) memungkinkan kita memperoleh informasi mengenai lingkungan sekitar kita. Dari perabaan, kita dapat mengetahui apakah sesuatu itu panas atau dingin.

Kulit memiliki tiga jenis sensor penerima (sensory receptor), yaitu :
-Thermoceptor yang merespon panas / dingin
-Nociceptor yang merespon pada tekanan yang intens, rasa sakit
-Mechanoceptor yang merespon pada tekanan.

Mechanoceptor terbagi menjadi dua kelompok berdasarkan responnya terhaap perbedaan tekanan, yaitu:

-Rapidly adapting mechanoceptor merespon pada tekanan yang diberikan dengan cepat.

-Slowly adapting mechanoceptor merespon pada tekanan yang diberikan secara kontinyu.

Meskipun seluruh tubuh manusia memiliki receptor, namun pada beberapa bagian memiliki sensitivitas yang lebih dibandingkan yang lain. Aspek lain dari indera perabaan adalah kinesthesis, yaitu kesadaran terhadap posisi tubuh dan alat gerak yang bergantung pada jumlah receptor pada persendian. Terdapat tiga jenis kinesthesis, yaitu:

-Rapidly adapting yang merespon saat alat gerak bergerak kea rah tertentu

-Slowly adapting yang merespon gerakan dan posisi statis, dan

-Positional receptor yang hanya merespon pada keadaan statis.
Memori

Sebagian besar aktivitas manusia bergantung pada memori. Selain menyimpan paengetahuan faktual, memori manusia juha menyimpan pengetahuan procedural.pengetahuan tersebut melakukan aktivitas secara berulang, menggunakan bahasa, menggunakan informasi yang kita terima dari indera, serta memberikan identitas pada manusia dengan menyimpan informasi mengenai pengalaman masa lalu. Terdapat tiga jenis memori atau fungsi memori:

1. Memori Sensor
2. Memori Jangka Pendek (STM)
3. Memori Jangka Panjang (LTM)

MEMORI SENSOR

Memori sensor bekerja sebagai buffer yang menampung masukan yang diterima dari panca indera manusia.memori sensor terdiri dari:

-Memori iconic untuk indera visual

-Memori echoic untuk indera aural/auditory, dan

-Memori haptic untuk indera peraba.

MEMORI JANGKA PENDEK (STM)

Memori jangka pendek atau disebut sebagai memori kerja mentimpan informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang singkat / sementara pada saat kita sedang melakukan suatu pekerjaan.

Memori jangka pendek dapat diakses dengan cepat, namun berkurang secara cepat pula. Memori ini juga memiliki kapasitas yang terbatas. Ada dua metode yang dapat digunakan untuk mengukur kapasitas memori jangka pendek:

-Berdasarkan panjang suatu deret (sequence) yang dapat diingat secara terurut

-Berdasarkan kemampuan mengingat kembali item-item secara acak.

MEMORI JANGKA PANJANG (LTM)

Memori jangka panjang merupakan sumber daya penyimpanan utama yang menyimpan informasi faktual, pengetahuan berdasarkan eksperimen / pengalaman, aturan-aturan prosedur tingkah laku, dan sebagainya atau bisa dikatakan menyimpan semu hal yang kita ketahui. Kapasitasnya lebih besar, waktu akses yang lebih lambat, serta proses hilangnya informasi lebih lambat. Terdapat dua jenis memori jangka panjang:

-Memori episodic, menggambarkan karakteristik memori yang menyimpan “data” kejadian atau pengalaman dalam bentuk serial menurut waktu

-Memori semantic adalah bentuk memori yang menyimpan record-rekord fakta, konsep, keahlian (skill).

Ada tiga jenis aktivitas yang dilakukan oleh memori jangka pnjang:

- Menyimpan atau mengingat informasi
- Menghilangkan atau melupakan informasi
- Memanggil kembali informasi.

Proses melupakan informasi terdiri dari dua bentuk, yaitu:

-Decay adalah proses melupakan informasi karena informasi tersebut sudah lama berada di long-term memory sehingga lambat laun akan terlupakan.

-Interference disebabkan karena adanya informasi baru yang dapat mengakibatkan informasi yang lama terlupakan.

Proses memanggil kembali informasi yang ada di long-term memory terdiri dari dua bentuk, yaitu:

-Recall adalah memanggil kembali secara langsung informasi yang ada di long-term memory

-Recognition, informasi didapatkan dengan presentasi sejumlah pengetahuan (knowledge) yang terkait sebagai petunjuk.

PROBLEM SOLVING

Jika penalaran merupakan mekanisme untuk menarik kesimpulan atau informasi baru dari hal yang sudah diketahui, maka penyelesaian masalah merupakan proses menemukan solusi suatu tugas dengan menggunakan pengetahuan yang dimiliki. Penyelesaian masalah pada manusia dikarakteristikkan oleh kemampuan mengadaptasikan informasi dengan situasi yang baru. Terdapat beberapa pandangan mengenai cara manusia menyelesaikan masalah. Gestalt memandang bahwa proses pemecahan masalah melibatka penggunaan pengetahuan dan proses mantal (insight). Teori problem space melihat bahwa pikiran manusia adalah proses informasi yang terbatas.

(Sumber : Buku Interaksi Manusia dan Komputer Penerbit GUNADARMA)