Karakteristik / Kriteria Manajemen Proyek

1. PENDAHULUAN
Mengelola sebuah proyek bukan hanya berbicara teknis dan organisatoris. Manajemen Proyek merupakan pengelolaan sumbar daya manusia. Komunikasi dan teamworking yang buruk, kurangnya dukungan manajemen atau buruknya perencanaan merupakan alasan utama kegagalan. Kemampuan yang dapat menentukan kesuksesan dari sebuah proyek tergantung dari kemampuan untuk mengelola intangible skills yang lebih. Kesuksesan sebuah proyek tergantung dari siapa yang mengelolanya. Dengan demikian diperlukan seorang manajer yang dapat bekerja aktif, dinamis dan efektif.
Tuntutan untuk menguasai pengetahuan dan keterampilan manajemen proyek bagi para manajer akan meningkat di masa datang. Untuk itu, para manajer perlu memahami dan mengantisipasi peran apa yang akan dilakukan dalam masa mendatang. Peran tersebut sangat tergantung pada level manajemen proyek yang akan dijalaninya, yang pada gilirannya akan menuntut tingkat kompetensi yang berbeda. Pemahaman terhadap ruang lingkup tugas dan tanggung jawab dari masing masing level manajemen proyek akan sangat membantu para manajer dalam memilih jenis pengetahuan dan keterampilan yang harus segera dikuasainya. Karena peran dari seorang manajer proyek akan dimulai dari beberapa entry point yang berbeda dalam sebuah siklus proyek. Beberapa mungkin akan terlibat dalam penanganan pembentukan tim, negosiasi kontrak, atau menyeleksi proyek. Terlepas dari itu semua manajer proyek akan menangani semua hal yang berkaitan dengan proyek yang dipegangnya. Begitu pentingnya factor human capital dalam kesuksesan sebuah proyek, paper ini akan membahas beberapa karakteristik seorang manajer proyek yang efektif termasuk di dalamnya kemampuan-kemampuan apa saja yang harus dikuasainya.

2. MENGELOLA DAN MEMIMPIN PROYEK
Seorang manajer proyek bertugas mengimplementasikan rencana proyek dan pelaksanaannya, selain itu juga mereka bertanggung jawab untuk membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical. Jika terjadi hal yang tidak diharapkan, manajer proyek langsung menjaga dan mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana. Adakalanya mereka harus keluar jalur untuk melakukan inovasi untuk merespon peluang dan ancaman yang tak terduga (Grey&Larson, 2006). Oleh karena itu, seorang manajer proyek harus mampu mengelola perubahan dalam hal sumber daya, manusia maupun lingkungan. Selain itu manajer proyek juga bertugas untuk menintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan. Akan tetapi, menjadi seorang pengelola yang sukses juga harus menjadi seorang pemimpin. Banyak pengalaman berharga dari proyek-proyek sukses bahwa leadership sangat berperan dalam hal pengelolaan. Dimana kepemimpinan akan memiliki pengaruh dalam mengarahkan timnya, maupun menjalin hubungan dengan pihak luar yang terlibat didalamnya. Karena sebuah proyek akan selalu berkaitan dengan berbagai pihak, entah itu klien, anggota tim, supplier, dan sebagainya. Kepemimpinan ini juga akan dapat mengatasi hal-hal ketidakpastian yang dihadapi sebuah proyek.
Secara umum, manajer proyek akan bekerja dalam tekanan. Mereka akan berhadapan dengan manajemen prioritas baik dari segi kegiatan ataupun dari segi hubungan, demikian juga ketika terjadi suatu konflik di dalamnya yang harus diselesaikan agar tidak menganggu jalannya proyek. Karena itu dibutuhkan stamina yang kuat, manajemen emosi yang baik, dan kejernihan dalam berpikir secara mendalam dan cemerlang untuk menemukan solusi terbaik dari alternative solusi yang ditawarkan oleh tim proyek. Ada kalanya seorang manajer proyek menjadi pemimpin dan sebaliknya, oleh karena itu manajer proyek harus mampu membedakan mana yang akan dipimpin dan mana yang akan dikelola dan juga akan lebih baik jika menggabungkan keduanya. Ada perbandingan di antara keduanya jika ingin ditelaah lebih dalam; managers do things right, leaders do the right things (Tjiptono&Diana, 2003). Maksudnya adalah untuk posisi manajer, usaha untuk melakukan sesuatu dengan benar ditekankan, akan tetapi bagi seorang pemimpin, melakukan sesuatu yang benar dari beberapa alternatif itulah yang diwajibkan.

3. PRINSIP HUMAN CAPITAL
Deendarlianto (2007) dalam makalahnya tentang Project Management Overview memaparkan bahwa ada tiga alasan perlunya menggunakan prinsip ini; antara lain :
• Manajemen Proyek merupakan sebuah disiplin ilmu yang berhubungan dengan banyak disiplin ilmu.
• Manajemen Proyek bekonsentrasi pada ketentuan leadership, yang nantinya akan membantu seorang manajer proyek untuk beradaptasi pada lingkungan proyeknya.
• Manajemen Proyek adalah aktivitas yang berorientasi pelayanan.
Begitu pentingnya factor manusia di dalam keberhasilan suatu proyek, berdasarkan hal ini, maka seorang manajer proyek harus memiliki kompetensi akademis, pengalaman, maupun lingkunngan. Akan tetapi, untuk membentuk sebuah karakter manajemen proyek yang efektif, dperlukan kompetensi pengalaman atau Tacid Competence. Dulewicz & Higgs (2003) menjabarkan beberapa kompetensi manajerial yang merupakan komponen dari Tacit Knowledge seperti table yang terlihat di bawah ini:
No Leadership Managerial Intellectual
1 Motivation Managing resources Strategic perspective
2 Conscientiousness Engaging communication Vision and imagination
3 Sensitivity Developing Critical analysis and judgment
4 Influence Empowering
5 Self-awareness Achieving
6 Emotional resilience
7 Intuitiveness

Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:
• Budgeting and Cost Skills
Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek memiliki peran yang sangat penting. Dengan demikian manajer proyek dituntut untuk memiliki pengetahuan dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
• Schedulling and Time Management Skills
Perencanaan proyek membutuhkan kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS atau Work Breakdown Structure. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Hal ini memerlukan kordinasi dengan tim proyek untuk menentukan estimasi berapa alam aktivitas tersebut dilakukan. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.
• Technical Skills
Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
• Leadership Skills
Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek. Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan memberi teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif.
Ada enam aspek yang melingkupinya, antara lain :
a. Prioritas, hal ini berbicara mengenai penggunaan waktu. Manajer proyek memerlukan banyak waktu untuk mengamati sebuah pengujian kritis daripada menunggu laporan, menyatakan pentingnya penguji dan pekerjaan tim.
b. Urgensi, dengan meningkatkan pola interaksi dengan tim seperti laporan dan rapat penting dengan sering akan membuat tim merasa bahwa pekerjaan ini sangat penting. Ketika tim sudah memiliki kesadaran seperti ini, maka tidak ada yang akan meremehkan suatu aktivitas di dalam proyek.
c. Pemecahan masalah, manajer proyek yang aefektif akan lebih memusatkan kepada bagaimana tim dapat mengubah masalah menjadi kesempatan atau apa yang dipelajari dari suatu kesalahan untuk lebih proaktif dalam memecahkan maslah.
d. Kerjasama, berbicara mengenai bagaimana manajer proyek bertindak terhadap orang luar dan memengaruhi bagaimana anggota tim berinteraksi dengan orang luar.
e. Standar Kinerja, manajer proyek harus menetapkan standar yang tinggi untuk kinerja proyek melalui respon yang cepat atas kebutuhan tim, mengikuti isu-isu penting, berprinsip teguh, serta hati-hati dalam menjalankan pertemuan-pertemuan kritis.
f. Etika, jika seorang manajer proyek dengan bebas menyalahgunakan atau menahann informasi penting dari manajemen atas atau pelanggan, hal ini member isyarat kepada anggota tim bahwa perilaku seperti ini dapat diterima dan dilakukan.
Tjiptono&Diana (2003) dalam buku Total Quality Management (TQM) mendeskripsikan pemimpin yang baik memiliki karakteristik; tanggung jawab yang seimbang, Model peranan yang positif, memiliki keterampilan komunikasi yang baik, memiliki pengaruh yang positif, dan memiliki kemampuan untuk meyakinkan orang lain.


• Resource Management and Human Relationship Skills
Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek. Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, oleh karena itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan pershabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
• Communication Skills
Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang diinginkan dalam menjalankan proyek.
• Negotiating Skills
Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
• Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills
Kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh marketer saja, akan tetapi manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsive terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Sekali lagi, kemampuan komunikasi sangat berperan penting disini. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus anatar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).

4. KRITERIA MANAJER PROYEK YANG EFEKTIF
Nobody’s Perfect, kata ini memang menunjukkan sebuah realitas. Bagaimanapun tuntutan kesempurnaan kerja seorang manajer proyek yang efektif tidak dapat seratus persen terwujud. Akan tetapi ada beberapa criteria dan usaha pendekatan ke arah sana. Grey&Larson (2006) mendeskripsikan beberapa indicator, ciri dan kualitas seorang manajer proyek yang efektif. Beberapa kontradiksi yang dihadapkan oleh manajer proyek antara lain:
a. Inovasi dan Menjaga Stabilitas
b. Menetapkan gambaran dan terlibat langsung di lapangan
c. Mendorong individu tetapi juga menekan tim
d. Campur tangan atau tidak
e. Fleksibel tapi ketat
f. Loyalitas tim dan loyalitas organisasi
Kontradiksi ini memerlukan kecakapan khusus bagi manajer proyek untuk mengambil posisi mereka dan menempatkan keputusan sesuai dengan keadaan. Terpaku pada suatu prinsip yang ketat tidak akan menyelesaikan masalah, karena manajer proyek tidak bekerja sendiri. Dalam buku yang sama Grey&Larson (2006) juga menggambarkan ciri-ciri dari seorang manajer proyek yang efektif. Diantaranya adalah:
a. Pemikir Sistem, kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial. Hal ini akan mempersulit sang manajer untuk mengambil keputusan.
b. Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim.
c. Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek (Kartajaya, 2003)
d. Toleransi yang tinggi terhadap Stress, mengingat proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang bebankan tanggungjawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan.
e. Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.
f. Komunikator yang baik, telah dijelaskan sebelumnya.
g. Manajemen waktu yang efektif, telah dijelaskan sebelumnya.
h. Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan cirri penting manajer proyek yang sukses.
i. Optimis, Slater (1999) dalam bukunya Saving Big Blue mengatakan “Anda dalam kesulitan Besar jika Menganggap anda Sudah Selesai”. Maksud dari kata-kata ini ialah, masalah-masalah yang sudah diselesaikan tidak bisa kita lepas begitu saja, karena pada nantinya kan bermunculan masalah-masalah baru di dalam pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek ke arah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan.

5. BERFIKIR EFEKTIF TENTANG PERUBAHAN
Telah dipaparkan sebelumnya pada poin pertama ciri manajer proyek yang efektif adalah seorang pemikir system. Berbicara tentang kemampuan berpikir, An-Nabhani (2003) memaparkan bahwa salah satu aktivitas berfikir yang sangat penting adalah berfikir mengenai perubahan. Berfikir tentang perubahan tidak akan disukai oleh orang-orang yang lemah dan tidak dapat diterima oleh orang-orang yang malas. Ada kalanya seorang manajer proyek akan dituntut untuk berpikir keras untuk menciptakan kejutan atau perubahan proyek ke arah yang positif jika dihadapkan dengan masalah-masalah yang tidak diharapkan, misalnya terjadinya kendala atau macetnya subsistem sebuah konstruksi pada saat proyek berjalan. Sang manajer harus siap untuk memutar otak untuk merencanakan alternative solusi yang efektif, dan ini membutuhkan waktu yang sangat kritis.
Beberapa prinsip manajemen memaparkan bahwa manajemen yang baik adalah menjaga tradisi atau budaya organisasi (Manulang, 2004). Hal ini menjadi kontradiktif dengan berfikir tentang perubahan. Organisasi atau tim yang telah terdominasi oleh tradisi, pasti akan memandang bahwa berpikir tentang perubahan akan menimbulkan bahaya atas mereka, selain itu, tentu saja berfikir untuk berubah akan dimusuhi oleh segolongan orang-orang konservatif (An-Nabhani, 2003). Perubahan yang diinginkan oleh pemikiran sang manajer proyek mungkin akan menimbulkan konflik dan pertentangan dengan pihak lain, termasuk timnya sendiri ataupun manajemen atas. Ada kalanya manajer proyek harus mengubah cara dengan metode-metode tertentu atau bahkan harus merubah hal yang prinsipil dan asasi karena dihadapkan fakta yang tidak sesuai dengan yang diharapkan ataupun untuk melakukan suatu inovasi demi meraih keunggulan bersaing. Oleh karena itu aktivitas berpikir ini dapat mengundang resiko bagi si manajer proyek selaku pembuat keputusan. Disinilah letak keharusan bagi manajer proyek untuk memiliki kemampuan Risk Management atau Manajemen Resiko.
Slater (1999) membahas tentang strategi perombakan yang dilakukan oleh IBM dalam proyek besarnya untuk mengubah kondisi perusahaan yang sedang terpuruk. Lou Gerstner, selaku CEO IBM pada saat itu berfikir untuk mengalihkan penekanan IBM dari mainframe dan minicomputer ke proyek yang menjanjikan seperti networking, software dan jasa. Akhirnya dengan perubahan arah produk ini, IBM mampu membangkitkan diri dan mengumumkan pemasukan sebesar 70 miliyar USD dalam waktu singkat yang sempat mengagetkan para pakar. Keberanian mengambil resiko dalam pengambilan keputusan oleh sang pemimpin ini akhirnya mampu membawa IBM ke posisi yang menguntungkan.

(Sumber :http://industrialengineer.multiply.com/journal/item/7/KARAKTERISTIK_MANAJER_PROYEK_YANG_EFEKTIF)